OPINI: Pengelolaan SDM Kementerian Keuangan di Era Global

Oleh: Sanri Efraim Tulak *

Salah satu permasalahan yang dialami oleh Aparatur Sipil Negara atau ASN yaitu bagaimana cara pengelolaan dan pendokumentasian dosir ASN yang mereka miliki. Demikian pula halnya bagi para pengelola dosir dari para ASN sehingga dapat mendokumentasi dosir-dosir para pegawai yang berada dibawah pengawasannya. Dalam menciptakan suatu kondisi  sistem manajemen yang baik yang berbasis kompetensi dan ketertiban administrasi maka dibutuhkan akan adanya ketersediaan dosir yang sewaktu-waktu dapat dipakai ketika dibutuhkan oleh ASN.

Kumpulan dari tulisan dan surat dinas ataupun bahan-bahan lainnya yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang yang menjadi bukti telah terjadinya suatu tindakan administrasi bagi yang bersangkutan sebagai alat yang menunjukkan perjalanan karir sejak dari pengangkatan sebagai Aparatur Sipil Negara sampai pada akhir purna tugas ASN berkenaan disebut Dosir Pegawai. Dosir tersebut karena akan digunakan oleh ASN dalam jangka waktu yang cukup lama maka harus disimpan dengan sangat teliti.

Kementerian Keuangan diharapkan untuk dapat menjadi motivator dalam penggunaan aplikasi-aplikasi berbasis internet dan mendorong pelaksanaan e-government dalam tata kelola pemerintahan pada saat ini. Diharapkan dengan adanya inovasi-inovasi yang diciptakan dan dilaksanakan oleh Kementerian Keuangan dalam bidang IT, dapat menjadi cambuk atau pendorong bagi semua Kementerian/Lembaga yang ada di negara ini untuk dapat berbuat hal serupa.

Kementerian Keuangan pada tahun 2023 telah meluncur aplikasi Satu Kemenkeu yang berfungsi sebagai aplikasi persuratan di Kementerian Keuangan. Pada aplikasi ini juga telah diintegrasikan aplikasi H-RIS (tentang kepegawaian) dan aplikasi E-Performance (tentang kinerja pegawai). Aplikasi Satu Kemenkeu digunakan oleh semua unit eselon 1 yang terdapat di Kementerian Keuangan seperti antara lain, Sekretaris Jenderal, Inspektorat Jenderal, DJA, Pajak, Bea Cukai, DJPb, KPKNL, Balai Diklat Keuangan serta unit-unit lain yang bernaung di Kementerian Keuangan. Hal ini sangat positif di lapangan karena semua aktivitas yang dilakukan oleh semua unit atau jajaran Kementerian Keuangan baik yang berada di pusat maupun di daerah dapat dipantau dalam aplikasi Kemenkeu Satu ini.

Aplikasi HRIS yang terdapat pada aplikasi Satu Kemenkeu adalah aplikasi yang dikelola langsung oleh Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan yang diluncurkan pada tahun 2016. Aplikasi dimaksud diharapkan untuk digunakan oleh setiap Unit Eselon I yang terdapat di lingkungan Kementerian Keuangan, termasuk para pegawai di Direktorat Jenderal Perbendaharaan. Di dalam aplikasi HRIS terdapat beberapa fitur yang digunakan secara umum oleh para ASN pada Kementerian Keuangan, yaitu:

• Info Pegawai, yaitu data profil ASN Kementerian Keuangan;
• Kehadiran Pegawai, yang memuat kehadiran ASN sesuai jam hadir dan pulang. Sehubungan ASN pada saat ini melakukan absensi menggunakan jaringan mobile pada HP mereka maka dalam aplikasi ini digunakan juga gambar/Foto dengan maksimal jarak 1 km dari kantor yang bersangkutan;
• Cuti, yaitu pengelolaan cuti para ASN seperti cuti tahunan, cuti sakit, cuti alasan penting dan sebagainya. Cuti tahunan bagi setiap ASN diberikan sebanyak 12 hari kerja tiap tahunnya, dan bagi ASN yang bertugas di daerah Remote atau sulit perhubungannya maka akan diberikan tambahan cuti paling banyak sebesar 12 hari kerja sesuai zona wilayah masing-masing;
• Izin Luar Negeri, yaitu apabila ASN ingin melakukan cuti ke luar negeri harus mendapat izin terlebih dahulu dari Kantor Pusat. Hal ini dimaksudkan untuk menginvetarisir para ASN yang berkunjung ke luar negeri;
• Flexible Working Space; yaitu apabila ASN akan melakukan tugas sehari-hari di unit lain kemenkeu yang berdekatan dengan homebase;
• Perjalanan Dinas; yaitu apabila ASN akan melakukan perjalanan dinas. Dari informasi berkenaan maka dapat dilakukan perkiraan rata-rata perjalanan dinas yang dilaksanakan oleh unit kerja berkenaan;
• Gaji; yaitu pendapatan ASN dalam sebulan. Gaji tersebut dirinci dari gaji pokok, tunjangan istri/anak, tunjangan beras, tunjangan struktural dan lain-lain termasuk juga potongan Iuran Wajib Pegawai dan potongan BPJS. Fitur gaji ini terintegrasi dengan aplikasi Gaji Terpusat sehingga kita dapat juga melihat penerimaan uang makan dan uang lembur yang diterima oleh ASN tiap bulannya;
• LHKPN; yaitu Laporan Harta Kekayaan Pegawai Negeri yang telah dilaporkan oleh ASN setiap tahunnya. Pada fitur ini akan menampilkan histori dalam seluruh laporan yang dibuat oleh ASN setiap tahunnya pada periode tahun sebelumnya.

Aplikasi E-Performance adalah aplikasi yang digunakan oleh Kementerian Keuangan dalam mengukur semua capaian kenerja yang telah dilakukan oleh setiap ASN Kementerian Keuangan. Secara garis besar dalam aplikasi ini mencakup penilaian kinerja ASN dan penilai perilaku ASN. Setiap tahunnya seluruh ASN pada Kementerian Keuangan memyusun kontrak kinerja masing-masing untuk kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan pada unit kerjanya. Baik dan buruknya kinerja yang dilakukan oleh setiap ASN dapat dilihat pada capaian kinerja dibandingkan dengan target yang diharapkan untuk dicapai. Baik dan buruknya kinerja yang diperoleh oleh masing-masing ASN akan berpergaruh terhadap penghasilan Tunjangan Kinerja yang akan diterima.

Selain penilaian Kinerja, aplikasi E-Performance juga menilai aspek perilaku dari ASN Kementerian Keuangan dilakukan setiap Semester atau 6 (enam) bulan sekali. Komponen perilaku yang dinilai terdiri dari kriteria sebagai berikut:

• Berorientasi Pelayanan, yaitu pegawai yang dinilai memberikan pelayanan yang tepat dan akurat;
• Kompeten (Komitmen), yaitu pegawai yang dinilai senantiasa bekerja sesuai tugas dan tanggung jawab, memberikan upaya secara maksimal, efisien, efektif serta terus menerus melakukan pengembangan diri;
• Kepemimpinan, yaitu pegawai yang dinilai memberikan kepercayaan dan pembinaan kepada bawahan/rekan kerja, menghargai setiap keberhasilan dan senantiasa membangun budaya belajar dalam menjalankan tugas;
• Kolaboratif (Kerjasama), yaitu pegawai yang dinilai menunjukkan sikap kooperatif, kolaboratif dan transparan serta tanpa membeda-bedakan untuk mencapai hasil yang terbaik;
• Adaptif (Inisiatif Kerja), yaitu pegawai yang dinilai melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan, terbuka terhadap usulan dan proaktif dalam mencari peluang perbaikan dengan memanfaatkan informasi terkini;
• Akuntabel (Integritas), yaitu pegawai yang dinilai memegang teguh kebenaran, menaati peraturan dalam berbagai situasi, penuh tanggung jawab serta berani mengemukakan fakta.

Selain penggunaan aplikasi Satu Kemenkeu, sudah banyak pula aplikasi yang telah diluncurkan dan dilaksanakan oleh Kementerian Keuangan pada saat ini antara lain aplikasi SPAN (Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara), OM SPAN (Online Monitoring Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara), SAKTI, MPN, Simponi, dan lain-lain yang dipergunakan dalam melaksanakan tugas pelaksanaan APBN, baik ditingkat pusat maupun di daerah.

Oleh karena itu, para ASN saat ini dituntut untuk harus menguasai teknologi informasi, serta harus ada perubahan pola pikir, dari kebiasaan bekerja secara manual ke  pekerjaan yang menggunakan teknologi informatika, dan mengurangi penggunaan kertas atau paperless. Namun, tentunya perubahan ini juga harus didukung dengan komitmen bersama untuk mewujudkannya baik dari penyediaan sarana dan anggaran maupun peningkatan kompetensi sumber daya aparatur sipil negara.

Diharapkan juga kepada setiap Aparatur Sipil Negara pada saat ini, baik tua dan muda harus berperan aktif dalam penguasaan IT dalam melaksanakan tugas-tugasnya pada saat ini. Oleh karena itu, sangat dianjurkan selain mengikuti pendidikan dan pelatihan, agar secara autodidak membaca buku-buku yang menyangkut penggunaan aplikasi dan Teknik Teknologi Informatika yang terbaru pada saat ini. (*)

Sanri Efraim Tulak * — Kepala Seksi di KPPN Makale, Toraja